Des événements qui rassemblent
La réussite d’un séminaire ou d’un événement ne dépend pas uniquement de ce que voit le client le jour J. Elle se construit en amont, grâce à une organisation précise, une circulation claire des informations et une coordination efficace entre les différents services de l’établissement.
Préparation des salles, implantation, pauses, restauration, matériel, accueil des participants, coordination des équipes et gestion des imprévus : la formation aborde chaque étape afin de construire un déroulement fluide et maîtrisé.
Hospitality Solution intervient directement dans votre établissement. La formation s’appuie sur vos espaces, votre organisation, vos équipements et vos habitudes de travail afin que les méthodes étudiées puissent être appliquées immédiatement par l’équipe.
De la préparation à l’accueil des participants, l’anticipation fait la différence.
Ce que nous travaillons pendant la formation
La formation alterne apports, démonstrations et mises en pratique afin de développer une organisation structurée, une coordination efficace et des méthodes directement applicables au quotidien.
- Préparer l’événement : recueillir les informations essentielles, anticiper les besoins et transmettre des consignes claires aux différents services.
- Organiser les espaces : adapter l’implantation des salles, le mobilier et les capacités au format du séminaire ou de l’événement.
- Coordonner les équipes : assurer la circulation de l’information entre commercial, salle, cuisine, réception et autres services concernés.
- Organiser les pauses et la restauration : planifier les horaires, les buffets, les boissons, les repas et les réassorts en évitant les conflits de flux.
- Anticiper les besoins matériels et logistiques : mobilier, matériel technique, signalétique, stocks, boissons, linge et équipements nécessaires.
- Préparer l’accueil des participants : identifier les groupes, accompagner les responsables et assurer une prise en charge claire dès leur arrivée.
- Gérer les imprévus : anticiper les solutions alternatives liées au matériel, aux espaces, au personnel, aux horaires ou aux conditions météorologiques.
Une formation adaptée à votre établissement
Chaque établissement possède ses propres espaces, ses capacités, ses équipements, son organisation et ses habitudes de travail. La formation est donc construite à partir de votre environnement réel.
Nous travaillons directement dans vos espaces, avec votre organisation, vos méthodes et vos contraintes afin d’analyser la préparation des salles, les flux, les pauses, la restauration et la coordination entre les différents services.
Avant la formation, les besoins de l’établissement et les pratiques de l’équipe sont identifiés afin d’adapter les contenus, les démonstrations et les mises en situation aux situations réellement rencontrées.
Une formation pensée pour améliorer l’anticipation, la coordination des équipes et la fluidité de chaque événement.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera notamment capable de :
- préparer un séminaire ou un événement en identifiant les besoins, les contraintes et les informations nécessaires ;
- organiser les espaces et adapter l’implantation des salles au format de l’événement ;
- coordonner efficacement les différents services impliqués dans l’organisation ;
- planifier les pauses, la restauration, les boissons et les flux de participants ;
- anticiper les besoins matériels, logistiques et humains nécessaires au bon déroulement de l’événement ;
- accueillir et accompagner les participants et les responsables de groupe de manière structurée ;
- réagir aux imprévus en proposant des solutions adaptées afin de maintenir la qualité et la continuité du service.
Informations pratiques
- Public concerné : professionnels de l’hôtellerie-restauration participant à l’organisation, à la coordination ou au déroulement de séminaires et d’événements.
- Prérequis : aucun prérequis technique. Le contenu est adapté au niveau des participants.
- Durée : 7, 14 ou 21 heures, soit 1, 2 ou 3 jours selon les objectifs et les besoins de l’établissement. Le troisième jour peut être consacré à l’étude terrain et à l’organisation réelle des espaces de l’établissement.
- Lieu : directement dans votre établissement.
- Modalités pédagogiques : apports ciblés, démonstrations, exercices pratiques et mises en situation dans l’environnement de travail de l’établissement.
- Évaluation : positionnement en amont, observation des mises en pratique et évaluation des acquis en fin de formation.
- Accessibilité : les besoins spécifiques liés à une situation de handicap sont étudiés en amont afin d’adapter, lorsque cela est possible, les modalités de la formation.
Financement & prise en charge
Selon votre situation, votre entreprise et les dispositifs auxquels vous êtes éligible, tout ou partie du coût de la formation peut faire l’objet d’une prise en charge par un organisme financeur. Cette prise en charge reste soumise à l’étude et à la validation de votre dossier par l’organisme concerné.
Hospitality Solution peut vous accompagner dans l’identification des solutions possibles et dans la préparation des démarches nécessaires.
Programme détaillé
Parlons de votre projet de formation
Vous souhaitez structurer l’organisation de vos séminaires, améliorer la coordination entre les services ou adapter vos méthodes aux réalités de votre établissement ? Échangeons sur vos besoins et construisons la formation adaptée à votre équipe.